Условия за ползване

Настоящите условия уреждат използването на платформата НАП Лаб. Те описват какво предоставяме, какво можете да очаквате от услугата и какви са Вашите отговорности. Със създаването на акаунт или с използването на Платформата приемате тези условия.

1. Доставчик и обхват

Платформата НАП Лаб („Платформата“) се предоставя от НАП Лаб ООД, ЕИК 207568306, със седалище и адрес на управление: гр. София 1407, р-н Лозенец, бул. „Черни връх“ 47, ет. 6 („ние“, „нас“). За връзка: имейл.

Тези условия уреждат отношенията ни с лицата, които създават акаунт или използват Платформата („Вие“). Ако действате от името на дружество или друго лице, трябва да имате необходимите представителни права или упълномощаване, а тези условия обвързват и него.

Платформата е предназначена за професионална употреба от счетоводители, работодатели и други лица, които подават документи към НАП в рамките на своята дейност. За да създадете акаунт, трябва да сте навършили 18 години.

2. Какво представлява Платформата

НАП Лаб Ви позволява да качвате файлове, да ги подписвате със своя квалифициран електронен подпис (КЕП) и да подавате поддържаните декларации и документи към Националната агенция за приходите (НАП). Подаването се извършва чрез официалния приложно-програмен интерфейс (API) на НАП, до който НАП Лаб има достъп. Подател на документа е титулярят на използвания КЕП.

НАП Лаб е независима платформа. НАП Лаб ООД не е държавен орган, не е част от НАП и не действа от нейно име.

Платформата е техническо средство за работа с подаванията. Информацията, проверките и сроковете, които показва, не заместват професионална счетоводна, данъчна или правна консултация.

• Данни за клиенти. При добавяне на клиент Платформата може да попълни данните му автоматично от Търговския регистър, системата VIES на Европейската комисия и публични фирмени каталози. Не гарантираме точността на тези данни. Проверявайте ги, преди да ги използвате.
• Срокове. Сроковете и покритието по клиенти в таблото са ориентировъчни. Платформата не изпраща напомняния и не отговаря за спазването на законовите срокове.

3. Акаунт и екип

• Предоставяйте точни и актуални данни за акаунта си, включително имейл, на който можем да се свържем с Вас.
• Акаунтът е личен. Пазете паролата си, кодовете за двустепенна защита и устройствата с ключове за достъп (passkeys). Не споделяйте средствата си за вход с други лица.
• При съмнение за неразрешен достъп предприемете достъпните Ви мерки за защита на акаунта и ни уведомете своевременно на имейл.
• Отговаряте за всички действия, извършени чрез акаунта Ви.

Екип. Всеки акаунт може да има един екип. Клиентите, подаванията, електронните подписи и настройките на екипа принадлежат на собственика на екипа. Собственикът определя ролите и правата на членовете и отговаря за действията, които те извършват в екипа. По подразбиране членовете могат да работят с всички клиенти и да подават с всеки КЕП на екипа. Ограничете правата им, когато това е необходимо.

Когато член бъде премахнат от екипа, той губи достъп до данните на екипа, а създадените от него данни остават в екипа. Можете да се присъедините към чужд екип само ако в собствения Ви екип няма други членове и изпратени покани. Собствените Ви клиенти и подавания остават в собствения Ви екип и не се виждат, докато сте член на чуждия екип.

4. Електронен подпис и подаване към НАП

Подписването се извършва с Вашия КЕП на Вашето устройство чрез софтуер за подписване на трето лице. Частният ключ не се предоставя на НАП Лаб. Вие осигурявате валиден, поддържан КЕП и необходимия софтуер, както и правото да подписвате и подавате документи от името на всеки клиент, включително валидно пълномощно, когато такова се изисква. Платформата не проверява това право, нито дали сертификатът е прекратен или спрян след добавянето му.

Преди подписване проверявайте съдържанието на файловете, избрания клиент и периода. Автоматичните проверки обхващат само част от изискванията. Част от предупрежденията, например за дублиране или корекция, могат да бъдат пропуснати по Ваше решение. Съобщение, че файловете са валидни, означава само, че са преминали тези проверки, а не че НАП ще ги приеме.

Групово подаване. Действието „Подпиши всички и подай“ подписва и подава всички чернови от избрания вид, до които имате достъп, включително качените от други членове на екипа. Прегледайте списъка, преди да потвърдите.

Изпращането на файл не означава, че НАП го е приела. Резултатът от обработката се определя от НАП. Статусите в Платформата са нашето отразяване на отговорите на НАП, а меродавна е информацията в портала на НАП. PDF файлът с резултата се създава от Платформата въз основа на отговора на НАП и не е документ, издаден от НАП.

Неясен статус. Ако изпращането на вече подписан файл прекъсне по технически причини, Платформата може да го изпрати повторно автоматично. При статус „Без потвърждение“ проверете подаването в портала на НАП, преди да го изпратите отново. Не отговаряме за двойно подаване, причинено от недостъпност на системите на НАП или от повторно изпращане по Ваше решение.

5. Допустимо използване и Ваши задължения

При използване на Платформата се задължавате:

• Да предоставяте верни, пълни и законосъобразно получени данни, които имате право да обработвате и подавате.
• Да спазвате приложимите срокове и изисквания за подаване, независимо от информацията в Платформата.
• Да пазите необходимите Ви копия на документите и резултатите. Платформата не е архив и изтрива данни в сроковете по т. 12.
• Да не осъществявате неразрешен достъп до чужди акаунти или данни, да не заобикаляте мерките за сигурност и ограниченията за брой заявки и да не въвеждате зловреден код.
• Да не извличате данни от Платформата с автоматизирани средства извън предоставените интерфейси и да не копирате, декомпилирате или възпроизвеждате софтуера ѝ.
• Да не използвате Платформата по начин, който нарушава закона, правата на други лица или нормалната работа на Платформата и системите на НАП.

6. Цена

Към датата на последната промяна на тези условия Платформата е безплатна, включително за търговска употреба. Можем да въвеждаме разумни ограничения на използването, за да осигурим нормалната ѝ работа.

Ако въведем платени планове, ще Ви уведомим предварително в Платформата и на имейла на акаунта Ви. Уведомлението ще посочва цените, засегнатите функции и датата на промяната. Няма да начисляваме такси за предходно безплатно ползване или да Ви включваме автоматично в платен план без Вашето изрично съгласие.

7. Достъпност и промени в услугата

Полагаме разумни усилия да поддържаме Платформата достъпна и работоспособна, но не гарантираме непрекъсната работа или липса на грешки. Възможни са прекъсвания за поддръжка, актуализации или отстраняване на неизправности. Подаването и получаването на резултати зависят и от системите на НАП и на доставчиците на електронни подписи, върху които нямаме контрол.

Можем да актуализираме, променяме или преустановяваме функции във връзка с развитието на услугата, сигурността или промени в нормативните и техническите изисквания. Нови функции може да бъдат предоставени като пробни, без гаранция за тяхната работа. За съществени промени ще Ви уведомяваме предварително, когато това е възможно.

8. Права върху Платформата

Платформата, включително софтуерът, дизайнът и съдържанието ѝ, е собственост на НАП Лаб. Предоставяме Ви неизключително и непрехвърлимо право да я използвате според тези условия, докато имате акаунт.

Данните, които качвате, остават Ваши или на Вашите клиенти. Предоставяте ни правото да ги обработваме, доколкото е необходимо за предоставяне на услугата, и в рамките на т. 11.

9. Отговорност на страните

Отговаряме за изпълнението на задълженията си по тези условия съгласно приложимото законодателство. Вие отговаряте за съдържанието на данните, които подготвяте и подписвате, за правото си да ги подавате и за действията, които се извършват чрез акаунта и екипа Ви.

Доколкото законът допуска, не носим отговорност за пропуснати срокове, санкции или вреди, причинени от неверни или непълни данни, липса на права за подаване, действия на Вашия екип, неточни данни от публични регистри и каталози или недостъпност на системите на НАП и на доставчиците на електронни подписи.

Ако използвате Платформата за целите на търговската или професионалната си дейност:

• Не отговаряме за пропуснати ползи и косвени вреди, включително загуба на данни, които е трябвало да пазите сами.
• Общият размер на отговорността ни за всички вреди през една календарна година е ограничен до сумите, които сте ни платили през последните 12 месеца, но не по-малко от 100 евро.
• Обезщетявате НАП Лаб за вредите и разумните разходи, включително наложени санкции и разноски по производства, които произтичат от неверни декларации по т. 10 и т. 11, от липса на правно основание за данните, които обработвате чрез Платформата, или от нарушение на тези условия от Вас или Вашия екип.

Ограниченията не се прилагат за вреди, причинени умишлено или при груба небрежност. Нищо в тези условия не изключва или ограничава отговорност, която по закон не може да бъде изключена или ограничена, нито Ви лишава от задължителна законова защита.

10. Обработване на лични данни от Ваше име

Информация за личните данни, които обработваме като администратор, ще намерите в Политиката за поверителност. Когато въвеждате данни за клиенти, служители или други лица, Вие трябва да разполагате с правно основание за тяхното обработване и предоставяне чрез Платформата.

Тази точка е споразумението за обработване на лични данни по чл. 28 GDPR между Вас като администратор и НАП Лаб като обработващ. Когато самият Вие обработвате данните от името на клиент, например като счетоводител, НАП Лаб е Ваш подизпълнител и Вие отговаряте тази точка да съответства на договора Ви с клиента.

• Предмет и срок. Обработваме личните данни в документите, които качвате, за да ги проверим, да Ви позволим да ги подпишете, да ги подадем към НАП и да Ви покажем резултатите. Обработването продължава, докато ползвате Платформата, и в сроковете по т. 12.
• Данни и лица. Осигурени лица, служители и други физически лица, посочени в документите: имена, ЕГН или ЛНЧ, данни за осигуряването, доходите, данъците и трудовото правоотношение. Документите може да съдържат и данни за временна неработоспособност, които са данни за здравето. Вие отговаряте за основанието за тяхното обработване по чл. 9 GDPR.
• Инструкции. Обработваме данните само по Ваши документирани инструкции. Такива са тези условия, включително разрешението по т. 11, и действията, които извършвате в Платформата. Ако според нас инструкция нарушава GDPR, ще Ви уведомим.
• Поверителност и сигурност. Лицата с достъп до данните са задължени да пазят поверителност. Прилагаме технически и организационни мерки по чл. 32 GDPR, включително защитена връзка, контрол на достъпа по роли, двустепенна защита, съхранение в Европейския съюз и ограничени срокове на съхранение.
• Подизпълнители. Давате общо разрешение да използваме подизпълнителите, посочени в т. 4 от Политиката за поверителност, на които налагаме същите задължения за защита на данните. За предстоящи промени ще Ви уведомим предварително и можете да възразите. Ако възражението не може да бъде уважено, можете да прекратите ползването.
• Съдействие. Доколкото естеството на обработването позволява, Ви съдействаме при искания на субектите на данни и при задълженията Ви по чл. 32 до 36 GDPR.
• Нарушения на сигурността. Уведомяваме Ви без ненужно забавяне, след като узнаем за нарушение на сигурността, засягащо Вашите данни.
• Край на обработването. След прекратяване на ползването изтриваме данните по т. 12, освен ако закон изисква тяхното съхранение. Преди това можете да изтеглите резултатите си.
• Проверки. Предоставяме Ви информацията, необходима за доказване на спазването на тази точка, и допускаме проверки за Ваша сметка при разумно предизвестие, без да се разкриват данни на други ползватели.

11. Анонимна статистика

Разрешение. С приемането на тези условия възлагате на НАП Лаб и я упълномощавате да анонимизира данните от приетите от НАП декларации обр. 1 и обр. 6, подадени чрез Вашия екип, и да изготвя от тях обобщена статистика за заетостта, възнагражденията и осигуровките. Какви данни се обобщават и как се пази анонимността е описано в т. 5 от Политиката за поверителност.

Вашите декларации. Декларирате, че имате право да дадете това разрешение, включително от името на клиентите, за които подавате документи, и че те са информирани за тази обработка. Възраженията на лицата, чиито данни се съдържат в декларациите, се разглеждат по реда на т. 7 от Политиката за поверителност.

Права върху статистиката. Статистиката не съдържа данни, по които могат да бъдат разпознати конкретно лице, Вашият екип или Вашите клиенти. Тя и базата данни, в която се съхранява, включително правата на производителя на база данни, принадлежат на НАП Лаб. НАП Лаб може да я използва, публикува, предоставя и лицензира на трети лица, включително срещу заплащане, без да Ви дължи възнаграждение.

Срок. Разрешението е част от тези условия и е в сила, докато ползвате Платформата. По отношение на вече изготвената статистика то е безсрочно и неотменимо и остава в сила след прекратяване на ползването.

Без гаранция за точност. Статистиката се основава само на данните, подадени чрез Платформата, и не е представителна извадка. Предоставя се във вида, в който е, и доколкото законът допуска, не носим отговорност за решения, взети въз основа на нея.

Забрана за повторно разпознаване. Не можете да се опитвате да установите самоличността на лица, работодатели или екипи от статистиката, включително чрез съпоставяне с други данни.

12. Съхранение и изтриване на данни

Платформата не е архив. Сроковете на съхранение са описани подробно в т. 6 от Политиката за поверителност. Най-важните от тях са:

• Неизпратените чернови се изтриват след 30 дни без промяна.
• Шест месеца след отчетния месец личните данни в подадените файлове се премахват, а подписаното копие се изтрива след 12 месеца.
• Резултатите от НАП се пазят, докато не изтриете подаването или клиента.
• Изтриването на клиент изтрива окончателно всички негови подавания и резултати.

Изтритите данни не могат да бъдат възстановени, освен от резервни копия, които се пазят до 14 дни. Изтриването в Платформата не изтрива документи, вече подадени към НАП.

13. Ограничаване и прекратяване на достъпа

Можете да спрете да използвате Платформата по всяко време. За закриване на акаунта пишете на имейл от имейла на акаунта. Преди това изтеглете необходимите Ви документи и резултати. Спирането на използването само по себе си не представлява искане за изтриване на данни.

Можем да ограничим или прекратим достъпа при нарушение на тези условия, неразрешено използване или необходимост да защитим сигурността на Платформата и нейните ползватели. Мерките следва да са съобразени с характера и тежестта на нарушението или риска. Ще Ви уведомим за причината и, когато е възможно, ще Ви дадем възможност да отстраните нарушението. Ако се налага незабавна намеса, можем първо да ограничим достъпа, а след това да Ви уведомим, освен ако законът забранява това.

Разпоредбите, които по своето естество следва да действат и след прекратяването, включително т. 9, т. 11 и т. 15, остават в сила.

14. Промени в условията

Можем да актуализираме тези условия при промени в услугата, нормативните изисквания или начина ни на работа. Актуалната версия се публикува на тази страница с датата на последната промяна и датата, от която е в сила.

За съществени промени ще Ви уведомим в Платформата и по имейл, като посочим какво се променя и от коя дата. Когато законът изисква Вашето съгласие, ще го поискаме изрично. Продължаването на използването след влизането в сила на промените означава, че ги приемате. Ако не сте съгласни с тях, можете да прекратите използването на Платформата.

15. Приложимо право и спорове

За тези условия се прилага българското законодателство. При въпрос, оплакване или спор се свържете с нас на имейл, за да потърсим решение.

Спорове с лица, които използват Платформата за целите на търговската или професионалната си дейност, се решават от компетентния съд в гр. София. Ако ползвате услугата като потребител по смисъла на закона, тези условия не ограничават задължителната защита и правата, които Ви се полагат, включително относно компетентния съд.

Ако някоя разпоредба от тези условия се окаже недействителна, това не засяга останалите разпоредби.